۴ روش برای اصلاح عادات مربوط به بررسی ایمیل ها

چاپ

برای اکثر افراد، داشتن یک صندوق پیام خالی همانقدر تخیلی است که داشتن قلعه ای در آسمان ها!

طبق تحقیق انجام شده توسط شرکت اَدوب (Adobe)، کارمندان ادارات آمریکا در هر روز کاری حدود چهار، پنج ساعت را صرف بررسی ایمیل های شان می کنند. افرادی با سنین ۱۸ تا ۳۴ سال بیش از سایر گروه های سنی عادت دارند که در زمان ورزش، غذاخوردن یا وقت گذرانی با دوستان یا حتی در زمان رانندگی ایمیل های شان را چک کنند.

اما چرا چک کردن ایمیل اینقدر زمان می برد؟ یک دلیل این موضوع این است که اکثر افراد تمایل دارند ایمیل ها را به محض دریافت بخوانند و به همین دلیل فرد باید به طور مرتب در حال بررسی صندوق ایمیلش باشد. طبق نظر دکتر دن آریلی پروفسور اقتصاد روان شناسی و رفتاری در دانشگاه دوک (Duke)، این روش کارآمدی برای تنظیم زمان کاری نیست. اعلان های آنی هم اغلب باعث حواس پرتی از کارهای در حال انجام می شوند. دلیل دیگر این است که اغلب افراد ایمیل های شان را در زمان های رفت و آمد بین محل کار و خانه می خوانند، به دلیل تمرکز پایین گاه نیاز است که یک ایمیل چند بار پیاپی خوانده شود.

اما خبر خوب این است که داشتن یک صندوق پیام خالی و همچنین کاهش اتلاف وقت و افزایش بهره وری روزانه غیرممکن نیست. در این مقاله به ارائه راهکارهایی برای تغییر عادات مربوط به چک کردن ایمیل می پردازیم.

۱- به ایمیل به چشم یک نامه کاغذی نگاه کنید

فرض کنید که روزانه در فواصل هر چند دقیقه یک بار تعدادی نامه از پست دریافت می کنید. آیا هر نامه را بلافاصله باز خواهید کرد؟ مسلما این طور نیست. همه ما اگر چندین نامه پستی به دست مان برسد همه را در زمان مشخصی بررسی می کنیم و در مورد نگه داشتن یا دور انداختن هر یک تصمیم می گیریم.

پیتر برگمن، نویسنده کتاب «۱۸ دقیقه: تمرکز، غلبه بر حواس پرتی و موفقیت در انجام امور» می گوید: «ما ایمیل ها را مثل نامه در نظر نمی گیریم، بلکه طوری رفتار می کنیم که انگار پستچی دم در نشسته و منتظر است که ما نامه را بخوانیم.»

بدتر از این، فرض کنید که پستچی نامه ای برای شما آورده و شما آن را می خوانید، دوباره می بندید، آن را به پستچی پس می دهید و می گویید: «چند دقیقه دیگر این نامه را دوباره برایم بیاور». این تمثیل خیلی عجیب به نظر می رسد، ولی این در واقع کاری است که اغلب ما انجام می دهیم؛ در زمانی که قصد جواب دادن به ایمیل نداریم آن را بی هدف باز می کنیم و می خوانیم.

۲- برای بررسی ایمیل ها زمان خاصی در نظر بگیرید و سیستم دریافت اعلان را خاموش کنید

نخستین قدم در تغییر عادت چک کردن ایمیل این است که از باز کردن آنی ایمیل دست بکشید. به خودتان قول بدهید که صندوق ایمیل تان را بیش از سه بار در روز باز نکنید؛ در ابتدای روز، در وسط روز و در پایان روز. وقتی که ایمیل تان را چک می کنید این کار را با دقت و حوصله انجام دهید؛ بنشیند، تمرکز کنید و تمام توجه تان را به ایمیلی که می خوانید معطوف کنید.

دکتر فراری، استاد روان شناسی در دانشگاه دی پاول توصیه می کند که اول از همه تمام صندوق ایمیل را اجمالا بررسی کنید و هرچه که را که می توانید پاک کنید. به هر ایمیلی که می توانید فورا پاسخ دهید. ایمیل هایی را که باید نگه دارید در پوشه های مربوط به خودشان بایگانی کنید و سپس تا نوبت بعدی صندوق ایمیل تان را ببندید.

برای اینکه این راهکار بهتر نتیجه دهد، باید اطمینان حاصل کنید که صندوق ایمیل شما تنها در اوقاتی که برنامه ریزی کرده اید باز می شود. این بدان معناست که از صندوق ایمیل تان نباید هیچ اعلانی – چه به صورت صدای هشدار یا به صورت پیام – دریافت کنید. خاموش کردن اعلان ها باعث می شود که برای خواندن ایمیل ها وسوسه نشوید.

۳- از قواعدی برای فیلتر کردن ایمیل ها استفاده کنید

دکتر آریلی ایمیل هایش را به چهار روش مختلف طبقه بندی می کند – همین الان، روزانه، هفتگی و در وقت اضافه – و برای اینکه هر ایمیل را در کدام پوشه قرار دهد قواعد مشخصی دارد. برای مثال، پیام هایی را که از خبرنامه نیویورک تایمز دریافت می کند در پوشه روزانه قرار می دهد و خبرنامه های وب سایت آمازون و رسید سفارشات پستی را در پوشه هفتگی قرار می دهد. آریلی ایمیل های پوشه وقت اضافه را در حین سفر با هواپیما یا در اوقات بیکاری بررسی می کند.

شما هم فیلترهای خودتان را تعیین کنید. مثلا در قسمت جست وجوی صندوق ایمیل تان اسم یک شخص را جست وجوی کنید و بعد یک پوشه بسازید و تمام ایمیل های دریافتی یا ارسالی آن شخص را در آن پوشه قرار دهید و بعد تصمیم بگیرید که ایمیل های مربوط به آن شخص را به صورت هفتگی یا روزانه بررسی کنید. با استفاده از این راهکار می توانید از اتلاف زمان و انرژی جلوگیری کرده و طبق فوریت یک پیام در مورد مطالعه و بررسی آن تصمیم بگیرید.

۴- همیشه در حال کاهش حجم ایمیل ها باشید

برگمن می گوید: «وقتی که می خواهید به یک ایمیل پاسخ دهید همیشه به این فکر کنید که چطور می توانید از تولید یک چرخه ایمیل جدید جلوگیری کنید.»

مثلا ممکن است به جای ارسال و دریافت چند پیام برای هماهنگ کردن یک وقت ملاقات، بتوانید به سادگی و با یک تماس تلفنی این کار را انجام دهید؛ یا ممکن است وقتی که به ایمیل پاسخ می دهید بتوانید نام بعضی افراد را از فهرست دریافت کنندگان پاسخ ایمیل حذف کنید؛ یا مثلا بلافاصله بعد از رسیدن به نتیجه مطلوب، به مکالمه ایمیلی پایان دهید و از ارسال ایمیل های جداگانه برای تشکر و خداحافظی خودداری کنید. با کاربرد این روش ها می توانید دریافت و ارسال ایمیل های اضافه را کاهش دهید.

به اشتراک بگذارید...